Me piden firmar una autorización de expedientes médicos: qué cubre

La respuesta corta: firmar algo es normal, firmar todo no

Cuando usted reclama una lesión de trabajo, la aseguradora tiene el deber de investigar de manera razonable y a tiempo, y de reunir toda la información pertinente, tanto la que apoya el pago como la que lo excusa (Título 8 del Código de Regulaciones, sección 10109). Para eso necesita los reportes de los médicos que lo atendieron por esa lesión. Una autorización limitada a esos expedientes es parte normal del proceso, y negarse en seco suele retrasar su propio reclamo.

El problema empieza cuando el formulario dice cosas como “cualquier proveedor”, “todos los expedientes”, “desde el nacimiento hasta la fecha” o no tiene fecha de vencimiento. Eso ya no es una autorización para investigar su lesión: es una llave maestra. Con ella, la aseguradora puede buscar visitas al doctor de hace diez años, problemas de salud que nada tienen que ver con su espalda o su mano, y usarlos para decir que su lesión viene de otra parte.

Rony M. Barsoum dirige el departamento de compensación del trabajador en nuestro despacho, y la regla que repetimos a cada persona que llama con ese sobre en la mano es sencilla: la aseguradora tiene derecho a lo que se relaciona con su lesión, no a su vida entera. La ley de California lo protege sin importar su estatus migratorio, y eso incluye el derecho a leer, limitar y entender lo que firma.

La aseguradora tiene derecho a los expedientes de la lesión que usted reclama, no a toda su historia médica. Lea el alcance antes de firmar.

Qué hacer hoy con el formulario, paso a paso

1. No lo firme el mismo día. Nadie puede obligarlo a devolverlo en la llamada o en la oficina del ajustador; pida llevárselo a casa para leerlo con calma.
2. Busque cuatro cosas en el texto: a quién se le entrega la información (la aseguradora o el administrador de reclamos, con nombre), qué proveedores pueden entregarla, qué partes del cuerpo o condiciones cubre, y hasta qué fecha es válida. Si falta alguna, el formulario no cumple con lo que exige el Código Civil de California (sección 56.11).
3. Limite el alcance a mano si hace falta: anote las partes del cuerpo lesionadas, un rango de fechas razonable (por ejemplo, desde unos años antes de la lesión hasta hoy) y tache frases como “todos los expedientes” o “cualquier condición”. Ponga sus iniciales junto a cada cambio.
4. Pida por escrito una copia de la autorización firmada. La ley le da ese derecho y el propio formulario debe decírselo (sección 56.11).
5. Pida también que le manden copia de lo que la aseguradora reciba con esa autorización. Así sabrá qué tienen y podrá corregir errores antes de que lleguen a un médico evaluador o a un juez.
6. Si el formulario pide expedientes de salud mental, de adicciones o de VIH sin que su reclamo tenga que ver con eso, no lo firme sin consejo. Esos expedientes tienen protecciones adicionales y casi nunca son pertinentes en una lesión física.
7. Si tiene dudas, llame antes de devolverlo. La consulta es gratis y en español, y revisar un formulario de una página toma unos minutos.

Qué puede pedir la aseguradora y qué dice la ley de privacidad

En California, los expedientes médicos están protegidos por la Ley de Confidencialidad de la Información Médica (Código Civil, sección 56 y siguientes). La regla general es que un médico, clínica u hospital no puede entregar su información médica sin una autorización suya (sección 56.10). Hay excepciones: por ejemplo, cuando una orden judicial, un citatorio o una agencia administrativa la exige dentro de un proceso, y también cuando quien paga el tratamiento (una aseguradora, por ejemplo) necesita solo lo indispensable para decidir y hacer el pago (sección 56.10(c)(2)). Aun así, la vía normal para que la aseguradora reúna los expedientes de su lesión es la autorización que usted firma.

Esa autorización no vale con cualquier formato. Para ser válida, la ley exige (sección 56.11) que esté escrita a mano o en letra de al menos 14 puntos, separada del resto del texto; que la firme y feche usted; que diga qué tipos de información se entregan y con qué límites; que nombre a quién puede entregarla y a quién la recibe; que diga para qué puede usarla el que la recibe; y que tenga una fecha o evento de vencimiento, que por regla general limita la autorización a un año o menos. También debe avisarle que tiene derecho a una copia.

¿Qué es pertinente? Los reportes del médico que lo trata por la lesión, los estudios (radiografías, resonancias), las notas de terapia, las recetas, y los expedientes anteriores de la misma parte del cuerpo o de una condición que la aseguradora alegue como causa alternativa. Si usted reclama una lesión de hombro, un expediente de una cirugía de hombro de hace cinco años sí puede ser pertinente; sus visitas al ginecólogo o a su dentista no. Si ya tenía un problema previo, le conviene leer qué pasa si ya tenía un problema de salud, porque esa es justamente la razón por la que la aseguradora quiere el historial.

• Sí es razonable: expedientes de la lesión reclamada y de la misma parte del cuerpo, con un rango de fechas.
• Merece revisión: expedientes de “cualquier proveedor” sin límite de fechas, o que cubren todas las condiciones.
• No lo firme sin consejo: autorizaciones sin vencimiento, que incluyen salud mental, adicciones o VIH sin relación con el reclamo, o que permiten entregar la información a “cualquier parte interesada”.

Lo que la aseguradora no puede contarle a su patrón

Un miedo muy común es que todo lo que usted le dice al médico termine en el escritorio de su jefe. La ley pone un límite claro. El Código Laboral de California (sección 3762) prohíbe que la aseguradora, el administrador de reclamos o las personas que una empresa autoasegurada designa para manejar reclamos revelen al patrón su información médica, con solo dos excepciones: el diagnóstico de la condición física o mental que usted reclama y el tratamiento que recibe, y la información sobre la lesión que el patrón necesite para modificarle las tareas.

En la práctica, esto significa que su patrón puede saber que usted tiene una lesión lumbar, que lleva terapia y que no puede cargar más de cierto peso. No tiene derecho a leer que además toma medicamento para la presión, que tuvo una depresión hace años o cualquier otro dato que aparezca en los expedientes que la aseguradora obtuvo con su autorización. Si su supervisor le repite detalles médicos que no tienen que ver con la lesión, anote la fecha, qué dijo y quién estaba presente: puede ser una violación de esa sección y también un indicio de represalia.

La misma sección 3762 permite que la aseguradora discuta con el patrón las partes del expediente que afectan la prima del seguro, pero no las que una ley o un privilegio protegen. Las restricciones de trabajo que el médico le ponga sí van a llegar al patrón, y eso es bueno para usted: son las que obligan a darle trabajo modificado o a pagarle incapacidad temporal. Para entender ese paso, lea qué es el trabajo modificado después de una lesión.

Qué le pueden mandar al médico evaluador (QME) y cómo objetar

Si hay una disputa sobre su lesión, el caso suele ir a un médico evaluador independiente (QME) o a uno acordado por las partes (AME). Lo que ese médico recibe para leer está regulado por el Código Laboral (sección 4062.3) y por el Título 8, sección 35. El administrador de reclamos debe mandarle al evaluador los reportes del médico que lo trata; otros expedientes médicos, incluidos los anteriores, solo si son pertinentes para los asuntos médicos en disputa.

Dos protecciones le sirven directamente. Primero, por regla general todo lo que una parte quiera mandar al evaluador debe entregarse a la otra parte con al menos 20 días de anticipación, con una lista de cada documento (si usted no tiene abogado y hace la cita dentro de los 20 días de recibir el panel, ese plazo no aplica a los expedientes médicos, pero sí a los no médicos). Segundo, la carta que acompaña ese paquete debe decirle que revise el contenido y avise dentro de 10 días si no quiere que el evaluador vea algo. Si usted objeta a tiempo los expedientes no médicos (videos, fotos, documentos del trabajo), no pueden mandarse sin que un juez lo ordene. Las comunicaciones con el evaluador deben ser por escrito y con copia a la otra parte; mandarle papeles sin copiarlo a usted es una comunicación indebida y puede dar derecho a pedir un nuevo evaluador.

Un detalle importante: si entre los expedientes hay notas de salud mental protegidas por la ley de salud (Código de Salud y Seguridad, sección 123115(b)), no se le entregan directamente a usted, sino a un proveedor de salud que usted designe, y deben avisarle por escrito de esa opción. Para prepararse para la cita, lea qué esperar en el examen QME y la diferencia entre AME y QME.

Deposiciones, citatorios y declaraciones grabadas: los límites

La autorización no es la única forma en que la aseguradora busca información. Puede citarlo a una deposición, que es una declaración bajo juramento ante un reportero de la corte. El Código Laboral (sección 5710) dice que, cuando la aseguradora o el patrón lo deponen, deben pagarle el salario que pierda ese día, el transporte, comidas y hospedaje si hacen falta, una copia gratis de la transcripción, un intérprete si lo necesita y los honorarios razonables de su abogado por acompañarlo. Tenemos una guía completa en qué pasa en una deposición de compensación.

También puede mandar citatorios (subpoenas) directamente a clínicas y hospitales. En términos generales, un citatorio debe estar ligado a un proceso abierto, como su caso ante la Junta de Apelaciones (WCAB), y usted o su abogado pueden objetarlo si pide expedientes que no tienen relación con la lesión. La diferencia con la autorización es que el citatorio no depende de su firma, pero, por regla general, sí está sujeto a que un juez decida qué es pertinente si hay objeción.

La declaración grabada por teléfono es otra cosa. Según entendemos, ninguna ley de California le exige dar una declaración grabada al ajustador (la vía formal para interrogarlo bajo juramento es la deposición de la sección 5710), y lo que diga ahí puede usarse en su contra. Si recibe esa llamada, lea primero qué pasa con la declaración grabada del ajustador. Y si el ajustador le dice que “sin la autorización completa no hay pago”, recuerde que la aseguradora tiene 90 días desde que usted entregó el formulario DWC-1 para aceptar o negar el reclamo; si no lo niega en ese plazo, la ley presume que la lesión es del trabajo (sección 5402(b)). En nuestra lectura, esa presunción no depende de que usted haya firmado una autorización amplia.

Pruebas que conviene guardar desde hoy

Todo lo relacionado con la autorización puede importar después, sobre todo si la aseguradora alega que usted “no cooperó” o si aparecen expedientes que nunca debieron pedirse.

• Copia de cada autorización que firme, con sus cambios y la fecha, y del sobre o correo con que la mandó.
• Las cartas del administrador de reclamos, en especial las que listan qué le mandaron al QME; guarde la fecha en que las recibió para contar los 10 días de objeción.
• Una nota de cada llamada con el ajustador: fecha, nombre, qué pidió y qué respondió usted.
• Cualquier comentario del patrón o supervisor sobre datos médicos que no tienen que ver con la lesión, con fecha y testigos.
• Sus propios reportes médicos y restricciones de trabajo; puede pedirlos a la clínica. Lea cómo pedir su expediente y registros y qué evidencia guardar desde hoy.

Plazos que corren mientras usted lee el formulario

La autorización no tiene un plazo legal para devolverse, pero su reclamo sí tiene relojes. Avise la lesión a su patrón dentro de 30 días (Código Laboral, sección 5400); entregue el formulario DWC-1, que el patrón debe darle en un día hábil desde que sabe de la lesión (sección 5401); y presente el reclamo ante la Junta por regla general dentro de un año desde la lesión, desde el último pago de beneficios o desde el último tratamiento (sección 5405). Desde que usted entrega el DWC-1 lleno, el patrón debe autorizar tratamiento en un día hábil y hasta $10,000 mientras decide (sección 5402(c), vigente en 2026).

Si la aseguradora usa la autorización como excusa para no pagar incapacidad temporal, recuerde que el primer pago vence dentro de 14 días desde que se conoce la lesión y la incapacidad, y que los retrasos tienen un recargo automático del 10% (sección 4650(d)), con excepciones: no aplica a pagos que vencen antes o dentro de los 14 días de entregar el DWC-1, ni cuando la aseguradora le explica por escrito y a tiempo qué información le falta para decidir. Las cifras de incapacidad temporal vigentes en 2026 van de $264.61 a $1,764.11 por semana; las explicamos en cómo funciona el pago por incapacidad temporal.

Si siente que la aseguradora lo está presionando, lo vigila o no contesta, no está solo. Puede consultar gratis y en español con nuestro despacho llamando al (310) 853-3461; revisamos el formulario con usted, le decimos qué limitar y, si hace falta, nos encargamos de la comunicación con el ajustador para que usted se concentre en recuperarse.

Preguntas frecuentes

Sobre el autor

Jonathan P. LaCour

Fundador y Abogado Litigante Principal · Employees First Labor Law P.C.. Desde 2011 representa exclusivamente a trabajadores de California en casos de despido, discriminación, salario y lesiones laborales. Ver perfil →

Este artículo es información general, vigente a la fecha de publicación, y no constituye asesoría legal para su caso. Los plazos y las cifras cambian; confirme su situación con un abogado. Los resultados anteriores no garantizan un resultado similar.