Cómo pedir sus registros de pago y su expediente (21 y 30 días)

La respuesta corta

Sus papeles del trabajo no son un secreto del patrón. La ley de California le da derecho a verlos y a tener copia, siga usted trabajando ahí o no. Son tres derechos distintos, con plazos distintos, y se pueden pedir en una sola carta.

Pedirlos es útil antes de cualquier reclamo. Con los registros de pago se puede revisar si le pagaron todas las horas. Con el expediente se ve qué dice el patrón sobre su desempeño, sus avisos disciplinarios y la razón de su salida. Con las copias de lo que firmó se sabe, por ejemplo, si hay un acuerdo de arbitraje.

La ley de California lo protege sin importar su estatus migratorio. Este artículo es información general, no consejo legal para su caso, y la carta que incluimos es solo un modelo.

Qué hacer hoy

1. Pida por escrito. Para el expediente de personal la ley exige solicitud escrita; para los registros de pago el Comisionado Laboral indica que la solicitud puede ser escrita o verbal, pero por escrito queda prueba.
2. Pida las tres cosas en la misma carta: registros de pago (sección 226), expediente de personal (sección 1198.5) y copia de todo documento que usted firmó (sección 432).
3. Diga de qué fechas. Si no está seguro, pida todo el tiempo que trabajó ahí.
4. Mande la carta a quien corresponde. El patrón puede designar a una persona para recibir estas solicitudes; si no sabe quién es, envíela a recursos humanos y al dueño o gerente.
5. Guarde prueba del envío y de la fecha: correo electrónico con copia para usted, correo certificado con acuse, o una foto de la carta entregada en mano.
6. Anote dos fechas en su calendario: 21 días naturales para los registros de pago y 30 días naturales para el expediente.
7. Cuando le respondan, guarde todo tal como llegó, incluido el sobre o el correo. Si no le responden, guarde eso también: el silencio es parte de la prueba.

Si usted ya tiene un abogado o hay una demanda en curso, hable primero con su abogado antes de mandar la carta.

Tres derechos distintos, tres reglas

Son dos multas distintas, previstas en dos secciones distintas del Código Laboral. La de la sección 226 la puede cobrar el empleado actual o anterior, o el Comisionado Laboral. La de la sección 1198.5 también.

Registros de pago: 21 días naturales

La sección 226 obliga al patrón a guardar copia de los talones y del registro de deducciones por lo menos tres años, y da a los empleados actuales y anteriores el derecho de inspeccionar o recibir copia de los registros de su empleo. La Oficina del Comisionado Laboral explica que el patrón debe cumplir dentro de 21 días naturales.

• El patrón puede tomar medidas razonables para verificar la identidad de quien pide.
• Si da copias, puede cobrar el costo real de reproducirlas.
• El patrón puede designar a la persona a quien se dirige la solicitud.
• Si a usted le pagan por pieza, por incentivo o por comisión, el Comisionado Laboral indica que el patrón debe dar las tarifas o una explicación de la fórmula.

Además, la sección 1174 obliga al patrón a llevar registros de nómina con las horas trabajadas cada día y los salarios pagados, y a conservarlos no menos de tres años. Por eso en la carta conviene pedir también los registros de horas: tarjetas de tiempo, reportes del reloj checador u hojas de asistencia.

Qué revisar cuando lleguen: que estén todos los periodos, que las horas coincidan con sus notas y que aparezcan las horas extra. La lista completa de datos está en Su talón de pago: qué debe decir por ley, y si nunca le dieron talón, lea No me dan talón de pago.

Expediente de personal: 30 días naturales

La sección 1198.5 dice que todo empleado actual o anterior, o su representante, tiene derecho a inspeccionar y recibir copia de los registros de personal que el patrón mantiene sobre su desempeño o sobre cualquier queja o agravio que le concierna.

Qué suele incluir

La ley no trae una lista cerrada. La Oficina del Comisionado Laboral da ejemplos de lo que por lo general se considera parte del expediente, y aclara que la lista no es completa:

• La solicitud de empleo.
• Avisos de felicitación, advertencia, disciplina o despido.
• Avisos de recorte de personal (layoff), permisos o vacaciones.
• Evaluaciones de desempeño.
• Registros de asistencia.
• Registros de educación y capacitación.
• Formularios de autorización de nómina y avisos de embargo de salario.

Lo nuevo en 2026: educación y capacitación

Una reforma que entró en vigor el 1 de enero de 2026 (SB 513) añadió de forma expresa los registros de educación y capacitación. El patrón que lleva esos registros debe asegurarse de que incluyan el nombre del empleado, quién dio la capacitación, la duración y la fecha, las competencias principales (incluidas habilidades con equipo o programas) y la certificación o calificación obtenida. Para quien busca otro trabajo, esa copia puede servir para demostrar lo que ya sabe hacer.

Qué no incluye

• Registros sobre la investigación de un posible delito.
• Cartas de referencia.
• Calificaciones, reportes o registros obtenidos antes del empleo, preparados por miembros identificables de un comité examinador u obtenidos para un examen de ascenso.
• El patrón puede tachar los nombres de empleados que no son supervisores antes de entregar el expediente.

La sección tampoco se aplica a ciertos empleados públicos ni a quienes están cubiertos por un contrato colectivo que cumple requisitos específicos, entre ellos un procedimiento propio para ver y copiar el expediente.

Plazo, lugar y costo

• Plazo: a más tardar 30 días naturales desde que el patrón recibe la solicitud escrita. Usted y el patrón pueden acordar por escrito una fecha posterior, pero no más allá de 35 días naturales.
• Empleados actuales: el expediente se pone a disposición en el lugar donde usted se presenta a trabajar o en otro lugar que acuerden. Si le piden ir a otro sitio, no debe perder pago por ello.
• Ex empleados: en el lugar donde el patrón guarda los expedientes, salvo acuerdo escrito. Puede pedir que le envíen la copia por correo si reembolsa el costo real del envío.
• Copias: el patrón puede cobrar, pero no más del costo real de reproducción.
• Formulario: el patrón puede tener un formulario propio y debe dárselo si lo pide de palabra a su supervisor o a la persona designada. Usar el formulario es una opción; la ley también acepta su carta.

Ex empleados y representantes

El patrón debe conservar el expediente por lo menos tres años después de que termina el empleo. A un ex empleado solo está obligado a atenderle una solicitud por año, así que conviene pedir todo de una vez. Si al ex empleado lo despidieron por violar una ley o una política sobre acoso o violencia en el trabajo, el patrón puede cumplir ofreciendo el expediente en un lugar distinto del centro de trabajo, a una distancia razonable en auto del domicilio del ex empleado, o enviando la copia por correo.

La solicitud la puede hacer un representante: la ley lo define como una persona autorizada por escrito por el empleado. Puede ser su abogado. El patrón no está obligado a atender más de 50 solicitudes de representantes en un mes calendario.

Usted puede pedir su expediente aunque ya no trabaje ahí: el patrón debe conservarlo por lo menos tres años después de su salida.

Un límite que conviene conocer

Si el empleado o ex empleado presenta una demanda contra el patrón sobre un asunto de personal, el derecho a inspeccionar o copiar el expediente bajo esta sección se suspende mientras la demanda esté pendiente. En ese caso los documentos se piden dentro del juicio. Es una razón más para pedir el expediente temprano.

Copia de lo que usted firmó

La sección 432 del Código Laboral es breve: si un empleado o un solicitante firma cualquier documento relacionado con obtener o conservar el empleo, se le debe dar copia cuando la pida.

Entre los documentos que conviene pedir por nombre:

• Acuerdos de arbitraje. Si firmó uno, lea Firmé un acuerdo de arbitraje.
• Acuses de recibo del manual del empleado y de políticas.
• Avisos disciplinarios que le pidieron firmar.
• Acuerdos sobre descansos o comidas, horarios o formas de pago.
• Cualquier documento de salida o de liquidación.

Si le ofrecen firmar algo nuevo a cambio de entregarle sus papeles, no lo firme sin entenderlo. Su derecho a los registros no depende de firmar nada.

Carta modelo

Este texto es solo un modelo general. No es asesoría legal ni garantiza un resultado; adáptelo a su situación. Puede enviarlo en español; si en su trabajo las comunicaciones se manejan en inglés, puede acompañarlo de una traducción sencilla.

• [Fecha]
• Para: [nombre de la empresa], atención a Recursos Humanos o a la persona designada para recibir estas solicitudes.
• De: [su nombre completo], [puesto], [fechas aproximadas de empleo]. [Número de empleado, si lo tiene].
• Asunto: Solicitud de registros de pago, expediente de personal y documentos firmados.
• Por medio de esta carta solicito: (1) copia de mis registros de pago, incluidos mis talones y los registros de horas trabajadas, del [fecha] al [fecha], conforme a la sección 226 del Código Laboral de California; (2) copia de mi expediente de personal, incluidos mis registros de educación y capacitación, conforme a la sección 1198.5; y (3) copia de todo documento que yo haya firmado relacionado con mi empleo, conforme a la sección 432.
• Entiendo que la ley da 21 días naturales para los registros de pago y 30 días naturales para el expediente de personal.
• Les pido enviar las copias a [correo electrónico o dirección postal]. Si hay un costo de reproducción o de envío, les pido indicarme la cantidad por escrito.
• [Si aplica] Autorizo a [nombre de su representante] a recibir estos documentos en mi nombre.
• Atentamente, [firma y nombre]. [Teléfono].

Mantenga el tono neutro. No hace falta explicar para qué quiere los documentos ni discutir en la carta lo que cree que le deben.

Si el patrón no responde: multas y plazos

Un ejemplo de cómo contar los días: si usted hace su solicitud escrita y el patrón la recibe el mismo día, el lunes 5 de octubre de 2026, los 21 días naturales de los registros de pago se cumplen el lunes 26 de octubre y los 30 días naturales del expediente se cumplen el miércoles 4 de noviembre. Son días naturales: en la cuenta entran sábados, domingos y días festivos.

Cuando el plazo pasa sin respuesta, la ley prevé:

• Una multa de $750 por no permitir ver o copiar los registros de pago a tiempo, y otra de $750 por el expediente de personal (vigente en 2026). Las puede cobrar el empleado actual o anterior, o el Comisionado Laboral.
• La posibilidad de pedir a un tribunal una orden para que el patrón cumpla, con costos y honorarios razonables de abogado.
• Las dos secciones califican el incumplimiento como una infracción, y permiten al patrón defenderse si cumplir era imposible por una causa que no fue una violación de la ley de su parte.

El plazo para reclamar estas multas es corto. La página de reclamos del Comisionado Laboral indica un año para la multa por no dar acceso a los registros de nómina o de personal, o copia de ellos.

La falta de respuesta también cuenta de otra manera. Si el patrón no tiene registros de horas, los tribunales de California han resuelto que la carga de probar las horas exactas pasa al patrón; lo explicamos en No me dan talón de pago.

Y pedir sus papeles no debe costarle el trabajo. La ley prohíbe castigar a un trabajador por ejercer sus derechos laborales; vea Me castigaron por reclamar mi salario.

Qué sigue y cómo podemos ayudar

Con los papeles en la mano se puede hacer la cuenta de lo que le deben, partida por partida. La fórmula está en Cuánto le deben por robo de salario. Si después hace falta escribirle formalmente al patrón, lea La carta de demanda al patrón.

La sección 1198.5 permite que la solicitud del expediente la haga un representante autorizado por escrito por el trabajador, y ese representante puede ser su abogado. Qué se puede recuperar depende de lo que muestren los documentos y las demás pruebas; no prometemos resultados.

La consulta es gratis y en español. Puede leer más en nuestra página de salario y horas o llamarnos al (310) 853-3461.

Preguntas frecuentes

Sobre el autor

Jonathan P. LaCour

Fundador y Abogado Litigante Principal · Employees First Labor Law P.C.. Desde 2011 representa exclusivamente a trabajadores de California en casos de despido, discriminación, salario y lesiones laborales. Ver perfil →

Este artículo es información general, vigente a la fecha de publicación, y no constituye asesoría legal para su caso. Los plazos y las cifras cambian; confirme su situación con un abogado. Los resultados anteriores no garantizan un resultado similar.