Millas, recetas y gastos de su caso de compensación: el reembolso

La respuesta corta

Ir al médico cuesta: gasolina, estacionamiento, a veces un puente con peaje o dos camiones. En un caso de compensación del trabajador esos gastos no deberían salir de su bolsa. La División de Compensación de Trabajadores (DWC) de California publica un formulario bilingüe de gastos de millas médicas que empieza así: si tiene que viajar para recibir tratamiento por una lesión en el trabajo, usted tiene derecho a un reembolso de sus costos de viaje.

El reembolso no llega solo. Usted tiene que pedirlo, por escrito, con las fechas y las millas. Sin una cuenta de sus viajes es difícil cobrar ese dinero, y en un caso largo, con terapia dos o tres veces por semana, la suma crece.

En nuestro despacho, Rony M. Barsoum dirige el departamento de compensación del trabajador. La ley de California lo protege sin importar su estatus migratorio: el reembolso de millas es parte de los beneficios de todo trabajador lesionado.

Cómo pedir el reembolso paso a paso

1. Descargue el formulario de gastos de millas médicas del DWC que corresponda a la fecha de sus viajes. Hay una versión para viajes desde el 1 de enero de 2026 y otra para viajes desde el 1 de julio de 2026. Están en inglés y español.
2. Escriba su nombre y su número de reclamo. Si no sabe el número, está en las cartas de la aseguradora.
3. Llene un renglón por cada viaje: la fecha, de dónde salió (con dirección), a dónde fue (nombre y dirección del médico, hospital, terapeuta o farmacia), las millas de ida y vuelta, y lo que pagó de estacionamiento y de peajes.
4. Sume las millas y multiplíquelas por la tarifa de ese formulario. Sume aparte el estacionamiento y los peajes. Ponga el total que pide.
5. Adjunte los recibos de estacionamiento, peajes, transporte público y otros gastos de viaje.
6. Firme, ponga la fecha y envíe el original a la aseguradora. Guarde una copia completa. El formulario indica que no se envía a la Junta de Apelaciones ni al oficial de Información y Asistencia.
7. Anote la fecha de envío. Si pasan 60 días sin pago, siga los pasos de la sección "Si no le pagan".

Un consejo práctico: no espere al final del caso. Enviar el formulario con regularidad, por ejemplo cada mes, hace más fácil comprobar cada viaje y más difícil que se pierda un reclamo grande de una sola vez.

Las tarifas de 2026

La tabla de beneficios del DWC indica que las millas por viajes razonables de ida y vuelta a médicos, hospitales, terapia o farmacia se pagan según la fecha del viaje:

Lo que cuenta es la fecha en que usted viajó, no la fecha de su lesión ni la fecha en que manda el formulario. Si tiene viajes pendientes de varios periodos, use un formulario para cada periodo; el DWC mantiene en su página los de años anteriores.

La tarifa es por milla, sin importar el tipo de carro ni cuánto gasta de gasolina. No tiene que juntar recibos de gasolina; lo que necesita es la distancia de ida y vuelta de cada viaje.

Qué gastos de viaje entran

El formulario del DWC menciona expresamente estos gastos:

• Millas de ida y vuelta para recibir tratamiento: consultas con el médico, hospital, terapia.
• Millas por un viaje razonable a la farmacia para recoger sus medicinas.
• Estacionamiento.
• Peajes de puentes.
• Transporte público.
• Otros costos relacionados con el viaje.

La palabra clave es "razonable". Una ruta normal entre su casa y el consultorio es fácil de defender. Si se mudó, o si lo mandan a un especialista en otra ciudad, anote la dirección real de salida y la de llegada para que las millas se entiendan.

Si usted no maneja o no tiene carro, guarde los recibos del camión, del tren o del servicio que haya pagado y póngalos en el formulario.

Cada cita médica de su caso tiene dos partes: el tratamiento y el viaje. La aseguradora responde por las dos.

No confunda este reembolso con el de los gastos que usted hace para trabajar, como usar su carro o su celular para el patrón. Ese es otro derecho, con otra ley: vea uso mi celular y mi carro para el trabajo.

Exámenes QME, AME y otros que le ordenan: millas, comidas, alojamiento y salario

Hay una regla más amplia para los exámenes que usted no escoge. Cuando el patrón, la aseguradora, el director administrativo del DWC, la Junta de Apelaciones o un juez de compensación le piden que se presente a un examen con un médico, el Código Laboral (sección 4600(e)) dice que usted tiene derecho, además de sus otros beneficios, a:

• Todos los gastos razonables de transporte, comidas y alojamiento relacionados con presentarse al examen.
• Un día de incapacidad temporal por cada día de salario que pierda por ir al examen.
• Millas de ida y vuelta desde su casa hasta el lugar del examen, a la tarifa de millas del estado, más los peajes de puentes.

La misma sección dice que esas millas y peajes se deben pagar en el momento en que le avisan de la hora y el lugar del examen. Es decir, la ley espera que el cheque de transporte llegue con la cita, no meses después. La sección 4621 repite la regla para los exámenes médico-legales: los gastos razonables de transporte, comidas y alojamiento se pagan en la misma medida que indica la sección 4600.

Dos aclaraciones. Primera: las comidas y el alojamiento aparecen en la ley para estos exámenes, y tienen que ser razonables; piense en una evaluación lejos de su casa que obliga a salir de madrugada o a pasar la noche. Guarde los recibos. Segunda: por el salario perdido la ley habla de un día de indemnización por incapacidad temporal, no de su salario completo.

Si no habla bien inglés, también tiene derecho a un intérprete calificado en esos exámenes y en sus citas de tratamiento, a cargo del patrón o la aseguradora (sección 4600). Para prepararse, lea qué esperar del examen QME y AME o QME: cuál es la diferencia.

Recetas y gastos médicos que pagó de su bolsa

Lo normal en un caso aceptado es que usted no pague nada en la farmacia ni en el consultorio: la aseguradora paga directamente. Pero pasa que la farmacia no tiene la autorización, que el reclamo todavía está en investigación, o que usted necesitaba la medicina ese día y la pagó.

El Código Laboral (sección 4600(a)) dice que el patrón debe dar el tratamiento que sea razonablemente necesario para curar o aliviar los efectos de la lesión, y que, si descuida o se niega a darlo, responde por el gasto razonable en que incurra el trabajador para conseguirlo. Con esa base se pide el reembolso de lo que usted pagó.

• Guarde el recibo de la farmacia con el nombre de la medicina, la fecha y el monto, y la receta o la nota del médico que la ordenó.
• Envíe copia a la aseguradora con una carta corta: su nombre, número de reclamo, qué pagó, cuándo, cuánto y por qué lo pagó usted.
• Si se trata de aparatos, vendajes, una férula u otro artículo que ordenó el médico, haga lo mismo: orden médica más recibo.

Tenga cuidado con dos cosas. Si su patrón tiene una red médica (MPN), el tratamiento fuera de la red puede traer una disputa sobre quién paga; lea ¿puedo ir a mi propio doctor?. Y si la aseguradora negó un tratamiento por la revisión de utilización, pagarlo usted no garantiza el reembolso; ese desacuerdo tiene su propio camino, que explicamos en la aseguradora no aprueba mi tratamiento.

Si un médico o un hospital le manda a usted la cuenta por atención de su lesión de trabajo, no la ignore ni la pague sin preguntar: mándela a la aseguradora y avise a su abogado o a Información y Asistencia.

Un ejemplo con números

Suponga que una trabajadora de bodega se lastimó en la primavera de 2026 y vive a 12 millas de la clínica de terapia, es decir, 24 millas de ida y vuelta. Sus viajes hasta septiembre fueron estos:

Fíjese en dos detalles. Los viajes de mayo y junio van en el formulario de enero de 2026, a 72.5 centavos; los de julio en adelante van en el formulario de julio de 2026, a 76 centavos. Y el estacionamiento y los peajes se suman aparte, con recibo: no se multiplican por nada.

Son cifras de ejemplo. Sus millas reales dependen de sus direcciones y del número de citas. Lo que no cambia es la operación: millas de ida y vuelta por la tarifa de la fecha del viaje, más los gastos con recibo.

Si no le pagan

El formulario del DWC lo dice sin rodeos: si sus gastos de viaje no son pagados dentro de 60 días, llame al oficial de Información y Asistencia. La línea de Información y Asistencia del DWC es 1-800-736-7401 y cada oficina de distrito tiene su propia unidad.

Ese plazo coincide con las reglas de auditoría del DWC (Título 8 del Código de Regulaciones, sección 10111.2). Esas reglas prevén multas administrativas para el administrador de reclamos que no paga ni objeta, dentro de los 60 días de recibir la solicitud, los gastos razonables de transporte para tratamiento o evaluación; y para el que no paga a tiempo los gastos de transporte, comidas y alojamiento de un examen. Las mismas reglas prevén multas cuando no se paga ni se objeta el reembolso de tratamiento que el trabajador consiguió por su cuenta. Son multas de auditoría contra la aseguradora, no un pago adicional para usted, pero muestran que el reembolso tiene plazo.

Qué puede hacer, en orden:

• Llame al ajustador y pregunte si recibieron el formulario y si hay alguna objeción. Si objetan un viaje, pida la razón por escrito.
• Reenvíe la copia con una nota que indique la fecha del primer envío.
• Llame a Información y Asistencia del DWC.
• Si tiene un caso abierto ante la Junta de Apelaciones, el reembolso pendiente se puede incluir entre los temas que resuelve el juez. En ciertos casos de demora irrazonable en el pago de compensación, el Código Laboral (sección 5814) permite una penalidad; si aplica a su situación es algo para revisar con un abogado.
• Si va a firmar un acuerdo, revise antes que las millas y los gastos pendientes estén incluidos o pagados. Un acuerdo que cierra el caso puede cerrar también esos reclamos. Vea Compromise and Release o Estipulación.

Cómo documentar desde hoy

• Tenga una libreta o una nota en el celular solo para su caso. Cada cita: fecha, a dónde fue, millas de ida y vuelta.
• Mida la distancia una vez con una aplicación de mapas y guarde la captura de pantalla con las dos direcciones.
• Pida comprobante de asistencia en cada cita, o guarde la tarjeta de la cita.
• Guarde todos los recibos de estacionamiento, peajes, camión y farmacia en un solo sobre. Tómeles foto: la tinta de los recibos se borra.
• Guarde copia de cada formulario que envíe y anote la fecha y la forma de envío.
• Anote los días de trabajo que perdió por un examen ordenado por la aseguradora o la Junta.

Si su reclamo está negado o en demora, lleve el registro de todas formas. Si después el caso se acepta o se resuelve a su favor, tendrá con qué pedir esos gastos; sin registro, casi nadie puede reconstruir un año de citas. Sobre los pagos semanales mientras no trabaja, vea incapacidad temporal: cuánto le pagan, y para el panorama completo, cuánto paga la compensación del trabajador en 2026.

Las millas parecen poca cosa frente a una cirugía o a meses sin trabajar, pero son dinero suyo. Si la aseguradora no le reembolsa, o si quiere que revisemos qué más puede estar pendiente en su caso, la consulta gratuita es en español y sin compromiso. Vea compensación del trabajador o llame al (310) 853-3461.

Preguntas frecuentes

Sobre el autor

Jonathan P. LaCour

Fundador y Abogado Litigante Principal · Employees First Labor Law P.C.. Desde 2011 representa exclusivamente a trabajadores de California en casos de despido, discriminación, salario y lesiones laborales. Ver perfil →

Este artículo es información general, vigente a la fecha de publicación, y no constituye asesoría legal para su caso. Los plazos y las cifras cambian; confirme su situación con un abogado. Los resultados anteriores no garantizan un resultado similar.