- El patrón debe reembolsar todos los gastos necesarios que usted hace como consecuencia directa de su trabajo (Código Laboral, sección 2802).
- Si le exigen hacer llamadas de trabajo con su celular personal, le deben un porcentaje razonable de su cuenta, aunque su plan sea ilimitado.
- Para las millas, la ley no fija una tarifa; la del IRS es una referencia aceptada como razonable: 72.5¢ por milla de enero a junio y 76¢ desde el 1 de julio (vigente en 2026).
- Un acuerdo para renunciar al reembolso es nulo (sección 2804).
- Por lo general hay tres años para reclamar ante el Comisionado Laboral; guarde su registro de millas y sus cuentas del teléfono.
La respuesta corta
En California, el costo de hacer el trabajo le corresponde al patrón, no al trabajador. El Código Laboral (sección 2802) dice que el patrón debe indemnizar a su empleado por todos los gastos o pérdidas necesarios en que incurra como consecuencia directa de cumplir con sus deberes o de obedecer las instrucciones del patrón.
La ley no hace una lista de gastos. Habla de “todos” los gastos necesarios. Dos de los más comunes son el teléfono celular y el carro: el repartidor que usa su vehículo, la cuidadora que lleva al cliente a sus citas, el trabajador de construcción que va de una obra a otra, la supervisora que contesta llamadas y mensajes del trabajo en su teléfono personal.
Cuando el patrón no reembolsa, en la práctica usted termina pagando por trabajar. Eso pesa más cuando se gana el salario mínimo o poco más. La ley de California lo protege sin importar su estatus migratorio, y eso incluye el derecho al reembolso.
Qué hacer hoy
- Empiece hoy un registro de millas. Cada día anote la fecha, de dónde a dónde manejó, para qué y cuántas millas. Una libreta o las notas del teléfono sirven.
- Guarde sus cuentas del celular de los últimos meses. No importa si el plan es ilimitado o si es un plan familiar.
- Junte la prueba de que el trabajo le exige usar su teléfono o su carro: mensajes del jefe, grupos de chat del trabajo, aplicaciones que le pidieron instalar, rutas asignadas, horarios.
- Revise si la empresa tiene una política de reembolso y pídala por escrito.
- Pida el reembolso por escrito. Un mensaje de texto o un correo sencillo: qué gasto, de qué fechas y cuánto. Guarde una captura de pantalla.
- Revise sus talones de pago para ver si ya le pagan algo por millas o teléfono, y cuánto.
- No firme un papel que diga que el salario “ya incluye” sus gastos sin entenderlo. Si ya lo firmó, no dé por perdido su derecho.
Pedir un reembolso no es pedir un favor. Es reclamar algo que la ley ya le reconoce.
Lo que dice la sección 2802
La regla tiene cuatro partes que vale la pena conocer en palabras sencillas:
- El patrón debe cubrir todos los gastos o pérdidas necesarios que resulten directamente del trabajo o de obedecer sus instrucciones.
- Lo que se le reconozca por reembolso lleva intereses, a la misma tasa que las sentencias civiles, contados desde la fecha en que usted hizo el gasto.
- Los “gastos necesarios” incluyen los costos razonables de hacer valer este derecho, entre ellos los honorarios de abogado.
- El Comisionado Laboral puede emitir una citación contra el patrón que no cumple, y lo que se recupere se paga al trabajador afectado.
Usted no puede renunciar a este derecho
La sección 2804 del Código Laboral dice que cualquier contrato o acuerdo, expreso o implícito, por el cual un empleado renuncia a estos beneficios es nulo. En palabras sencillas: si a usted le hicieron firmar que no pediría reembolso, o si “así se ha hecho siempre”, eso no borra la obligación del patrón.
Un acuerdo para renunciar al reembolso de gastos de trabajo es nulo: la ley no permite que el trabajador regale ese derecho.
Esta regla protege a los empleados. Si a usted le pagan con formulario 1099 como contratista, pero en realidad trabaja como empleado, puede tener derecho al reembolso junto con otros pagos. Lo explicamos en Me pagan como contratista 1099.
El celular: un porcentaje razonable de su cuenta
En 2014, un tribunal de apelación de California resolvió esta pregunta en el caso Cochran contra Schwan's Home Service. La empresa argumentó que muchas personas tienen planes ilimitados y no pagan nada adicional por usar el teléfono para el trabajo. El tribunal respondió que el reembolso se debe de todos modos.
La decisión dice que, cuando a un empleado se le exige hacer llamadas de trabajo en su celular personal, está incurriendo en un gasto para efectos de la sección 2802. Para cumplir, el patrón debe pagar un porcentaje razonable de la cuenta del teléfono. No importa si la cuenta la paga otra persona, como un familiar, ni si el empleado cambió o no de plan por el trabajo.
- Plan ilimitado: igual hay derecho a un porcentaje razonable.
- Plan familiar que paga su pareja o un familiar: igual.
- Usted no cambió de plan por el trabajo: es irrelevante.
¿Cuánto es “razonable”? La decisión no fija un número; depende de cada caso. Por eso sirven sus cuentas del teléfono y cualquier dato de cuánto lo usa para el trabajo: llamadas, mensajes, aplicaciones de la empresa.
El caso Cochran trataba de llamadas. La regla general de la sección 2802 habla de todos los gastos necesarios, así que el mismo razonamiento puede alcanzar a otros gastos que el trabajo le exige, pero eso se analiza caso por caso. Para uniformes y herramientas hay reglas propias; vea Me cobran el uniforme y las herramientas.
El carro: millas, gasolina y desgaste
Aquí hablamos de las millas que usted maneja para el trabajo: entregas, mandados, visitas a clientes, ir de un sitio de trabajo a otro. El viaje diario de su casa al trabajo es otro tema y se analiza aparte.
En 2007, la Corte Suprema de California explicó cómo funciona el reembolso del carro en el caso Gattuso contra Harte-Hanks Shoppers. Los gastos de usar un vehículo no son solo la gasolina: la decisión menciona combustible, mantenimiento, reparaciones, seguro, registro y depreciación.
Tres maneras de reembolsar
| Método | Cómo funciona | Qué debe cuidar usted |
|---|---|---|
| Gastos reales | Usted documenta lo que gastó y el patrón lo paga | Guardar recibos y registros detallados |
| Por milla | Una cantidad fija por cada milla de trabajo, que aproxima el costo de tener y operar el carro | Llevar su registro de millas |
| Suma fija | Una cantidad fija por periodo, sin contar millas | Comparar la suma con lo que de verdad maneja |
La tarifa del IRS en 2026
La tarifa estándar del IRS para uso de negocios es de 72.5¢ por milla del 1 de enero al 30 de junio de 2026 y de 76¢ por milla del 1 de julio al 31 de diciembre de 2026 (vigente en 2026). La decisión Gattuso señala que la tarifa del IRS es de uso extendido y que la oficina del Comisionado Laboral la acepta como razonable, pero también que la tarifa por milla puede acordarse entre el patrón y el empleado. La sección 2802 no fija una tarifa.
Lo importante es el resultado. Según la misma decisión, si el trabajador demuestra que lo que le pagaron por milla o como suma fija es menos que sus gastos reales y necesarios, el patrón debe cubrir la diferencia.
Un ejemplo sencillo, solo para ilustrar: si usted maneja 100 millas de trabajo en una semana de agosto de 2026, a la tarifa del IRS serían $76.00 (vigente en 2026). Si no le pagan nada por esas millas, semana tras semana, la cantidad acumulada puede ser considerable.
“Ya va incluido en su pago”
A veces el patrón dice que el reembolso ya está dentro del salario o de la comisión. La decisión Gattuso lo permite solo con una condición: que el patrón tenga alguna manera de identificar qué parte del pago total corresponde al reembolso de gastos. Si en su talón no se distingue esa parte, vale la pena revisarlo.
Si usted maneja como parte de su trabajo, también le puede servir Lesiones de trabajo de conductores y repartidores.
La evidencia que conviene guardar
En un reclamo de reembolso se discuten dos cosas: que el gasto era necesario para el trabajo y de cuánto fue. Esto ayuda con las dos:
- Su registro de millas, día por día.
- Recibos de gasolina, mantenimiento y reparaciones, y los pagos del seguro y del registro del carro.
- Sus cuentas del celular.
- Capturas de pantalla de mensajes, llamadas y chats del trabajo en su teléfono personal.
- Rutas, hojas de entrega, listas de clientes o de direcciones asignadas.
- La política de reembolso de la empresa, si existe, y lo que le hayan dicho al contratarlo.
- Sus talones de pago, para ver qué le pagaron y bajo qué concepto.
- Sus solicitudes de reembolso y las respuestas, o la falta de respuesta.
Si no tiene un registro del pasado, no se desanime. Empiece hoy y reconstruya lo anterior con lo que tenga: el historial de ubicaciones del teléfono, mensajes con direcciones, hojas de ruta, el calendario.
Plazos y cómo reclamar
Usted tiene dos caminos principales, y el patrón no puede castigarlo por usar ninguno.
- Reclamo ante el Comisionado Laboral (la oficina estatal de normas laborales, conocida como DLSE). La página oficial indica un plazo de tres años para los reclamos por reembolsos.
- Demanda en la corte, con abogado. La sección 2802 incluye los honorarios de abogado entre los costos que el trabajador puede recuperar por hacer valer su derecho.
Tres años parecen mucho tiempo, pero cada mes que pasa queda fuera un mes de gastos antiguos y se pierden registros. Conviene actuar mientras tiene los papeles a la mano.
Muchas veces la falta de reembolso viene acompañada de otros problemas de pago. Revise también Deducciones ilegales del cheque y Horas extra no pagadas.
Si teme represalias
La ley de California prohíbe despedir o castigar a un trabajador por reclamar lo que se le debe o por presentar una queja ante el Comisionado Laboral (Código Laboral, sección 98.6). Si le recortaron horas o lo despidieron después de pedir su reembolso, por lo general hay un año para presentar una queja de represalias ante el Comisionado Laboral. Más en Represalias por reclamar salario.
Qué se puede recuperar
No podemos decirle una cantidad sin ver sus registros, y nadie debería prometérsela. Lo que la ley contempla es esto:
- Los gastos necesarios no reembolsados: millas, parte de la cuenta del celular y otros gastos que el trabajo le exigió.
- Intereses desde la fecha de cada gasto.
- Los costos razonables de reclamar, incluidos honorarios de abogado.
- Según el caso, otros pagos que se descubran al revisar sus talones, como horas extra o deducciones indebidas.
Si varios compañeros están en la misma situación, eso también importa: una práctica que afecta a todo un grupo se puede reclamar de otras maneras, y conviene que un abogado lo revise.
Cómo podemos ayudar
En una primera plática revisamos qué le exige el trabajo, qué gasta usted, qué le han pagado y qué papeles firmó. Con eso podemos decirle si puede tener un reclamo, por cuánto tiempo hacia atrás y qué camino le conviene más.
La consulta es gratis y en español. Puede leer más en nuestra página de salario y horas o llamarnos al (310) 853-3461.
Preguntas frecuentes
¿Mi patrón tiene que pagarme por usar mi celular personal para el trabajo?
Tengo plan ilimitado y no pago más por las llamadas del trabajo. ¿Aun así me deben algo?
¿Cuánto me deben pagar por milla en California en 2026?
Firmé un papel que dice que yo cubro mi gasolina. ¿Perdí mi derecho?
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar gastos de trabajo no reembolsados?
¿Me pueden despedir por pedir el reembolso?
Fundador y Abogado Litigante Principal · Employees First Labor Law P.C.. Desde 2011 representa exclusivamente a trabajadores de California en casos de despido, discriminación, salario y lesiones laborales. Ver perfil →
Este artículo es información general, vigente a la fecha de publicación, y no constituye asesoría legal para su caso. Los plazos y las cifras cambian; confirme su situación con un abogado. Los resultados anteriores no garantizan un resultado similar.
